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Unter Instandhaltungskosten versteht man jene Kosten, die zur Erhaltung des Zustandes einer Immobilie aufgewendet werden. Ziel der Instandhaltung und somit Hintergrund dieser Kosten ist es also, eine Immobilie in einem nutzbaren und funktionsfähigen Zustand zu halten.
Für die Instandhaltung eines Hauses oder einer Wohnung fallen also Kosten an, die aufgrund von Instandhaltungsmaßnahmen entstanden sind. Dazu zählen Kosten für die Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung .
Um die Instandhaltungskosten zu decken, muss in Eigentümergemeinschaften eine Instandhaltungsrücklage angespart werden. Wie hoch diese ausfällt, wird in der Eigentümerversammlung entschieden.
Prinzipiell lassen sich Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten nur sehr schwer differenzieren zumal kleinere Instandsetzungskosten laut der DIN 31051 zu den Instandhaltungskosten zählen.
Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen das unter Instandhaltungsmaßnahmen jene Kosten zu verstehen sind, die zum langfristigen Erhalt des Zustand der Immobilie dienen und die Immobilie in gewisser Weise vor Abnutzung oder Alterung schützen und somit vorbeugend sind. Instandsetzungskosten hingegen bezeichnen die Kosten, die zur Wiederherstellung des vorherigen und oftmals vertragsmäßigen Zustands der Immobilie notwendig sind.
Prinzipiell sind alle Instandhaltungskosten an einem Haus oder einer Eigentumswohnung von der Steuer absetzbar. Zu den absetzbaren Kosten zählen also beispielsweise Heizungserneuerungen, nachträgliche Wärmeschutzmaßnahmen, Dacherneuerungen oder die Erneuerung eines Bades. Wichtig ist dabei jedoch, zwischen Erhaltungsaufwendungen und anschaffungsnahen Herstellungskosten in den ersten 3 Jahren nach der Immobilienanschaffung zu unterscheiden.
Auch Mieter können gewisse Kosten steuerlich geltend machen. Dazu müssen in der Nebenkostenabrechnung Posten für Dienstleistungen wie Hausmeisterarbeiten, Hausreinigungen oder Gartenpflege aufgeführt sein. Um diese geltend machen zu können muss jedoch der Personalkostenanteil explizit in der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter ausgewiesen sein.
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